Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung in der Steuerverwaltung

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Vorwort

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Steuerverwaltung  früher oder später in Kontakt, weil sie Steuererklärungen abgeben und Steuern zahlen müssen und Erstattungen beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu steuerlichen Zwecken, soweit die Abgabenordnung unmittelbar oder mittelbar anzuwenden ist. Ausgenommen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Zollbehörden (z. B. Zölle, Einfuhrumsatzsteuer und Kraftfahrzeugsteuer).

Im Besteuerungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.

Wenn Finanzbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer sind wir?
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? 
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
5. Wie verarbeiten wir diese Daten? 
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben? 
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten? 
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie? 
9. Wo bekommen Sie weitergehende Informationen? 

1.  Wer sind wir?

„Wir“ ist für die Stadt Waltrop, der Fachbereich Finanzen / Steuern u. Abgaben und der Ver- u. Entsorgungsbetrieb Waltrop AöR.  Wir sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu steuerlichen u. gebührenrechtlichen Zwecken verantwortlich.

2.  Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die Stadt Waltrop, vertreten durch die Behördenleitung, richten.

Im Regelfall ist der Fachbereich Finanzen / Steuern u. Abgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Er ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten nur verantwortlich, soweit er diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben verarbeitet.
Darüber hinaus können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Stadt Waltrop  wenden.
 
Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie hier. 

3.   Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Um unsere Aufgabe zu erfüllen, die Steuern nach den Vorschriften der Abgabenordnung und der Steuergesetze sowie der ortsüblichen Satzungen gleichmäßig festzusetzen und zu erheben, benötigen wir personenbezogene Daten (§ 85 der Abgabenordnung).

Ihre personenbezogenen Daten werden in dem steuerlichen Verfahren verarbeitet, für das sie erhoben wurden (§ 29b der Abgabenordnung). Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Durchführung eines steuerlichen Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere steuerliche oder nichtsteuerliche Zwecke verarbeiten (Weiterverarbeitung nach § 29c Absatz 1 der Abgabenordnung).

Die vom Finanzamt festgestellten Besteuerungsgrundlagen und weitere erforderliche Daten vom Ver- u. Entsorgungsbetrieb Waltrop AöR werden der Stadt Waltrop, dem Fachbereich Finanzen /Steuern u. Abgaben mitgeteilt, der für die Besteuerung der Beteiligten zuständig ist. Dieser Fachbereich verarbeitet die mitgeteilten Daten weiter, indem er diese Daten im Steuerfestsetzungsverfahren berücksichtigt.

Der Fachbereich Finanzen / Steuern u. Abgaben verwaltet insbesondere die folgenden Steuern:

Gewerbesteuer
Hundesteuer
Vergnügungssteuer
Grundsteuer u. sämtliche Nebenkosten wie Entwässerungsgebühren, Müllgebühren u.a.

4.   Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Persönliche Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Steuernummer,
E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Für die Festsetzung und Erhebung der Steuern u. Gebühren erforderliche Informationen, z. B.

Einnahmen (z. B. Arbeitslohn, Betriebseinnahmen, Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, Kapitalerträge, Renten),
Ausgaben (z. B. Werbungskosten, Betriebsausgaben, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen),
Grundbuch- u. Liegenschaftskatasterauszüge
Kontoauszüge u. Bankverbindung vom Finanzzentrum Ostvest in Datteln
Angaben über geleistete oder erstattete Steuern
Angaben über Steuererklärungen und gestellte Anträge sowie Rechtsbehelfe
Unterlagen im Klageverfahren

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das Besteuerungs- u. Abgabeverfahren erforderlich ist. So benötigen wir z. B. Angaben über Behinderungen oder Leistungen des Job-Centers um Ermäßigungen im Bereich der Hundesteuer berücksichtigen zu können. Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie bei Ihnen selbst, z. B. durch Ihre Steuererklärungen, Mitteilungen und Anträge.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese durch entsprechendes Ortsrecht / Satzungen dazu berechtigt oder verpflichtet sind.
Wir erhalten steuer- u. abgabenrelevante Informationen vom Ver- u. Entsorgungsbetrieb Waltrop AöR. Zusätzlich können wir öffentlich zugängliche Informationen (z.B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.

5.   Wie verarbeiten wir diese Daten?

Im weitgehend automationsgestützten Besteuerungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der Steuer u. Abgaben zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
Rechtsverbindliche Entscheidungen treffen wir nur dann auf Grundlage einer „vollautomatischen“ Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z. B. „vollautomatischer“ Steuerbescheid nach § 155 Absatz 4 der Abgabenordnung).

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem steuer- u. gebührenrechtlichen Verfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an Finanzgerichte, Verwaltungsgerichte, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger oder andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

Im weitgehend automationsgestützten Besteuerungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der Steuer zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und
organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.
Rechtsverbindliche Entscheidungen treffen wir nur dann auf Grundlage einer „vollautomatischen“ Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z. B. „vollautomatischer“ Steuerbescheid nach § 155 Absatz 4 der Abgabenordnung).

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Personenbezogene Daten müssen wir solange speichern, wie sie für das Besteuerungs- u. Veranlagungsverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind die steuerlichen Verjährungsfristen (§§ 169 bis 171 der Abgabenordnung sowie §§ 228 bis 232 der Abgabenordnung).
Wir dürfen Sie betreffende personenbezogene Daten auch speichern, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88a der Abgabenordnung).

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

• Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Steuerart und Jahr) und zum Verfahrens-abschnitt (z. B. Festsetzung, Vollstreckung) gemacht werden.

• Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

• Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben 7.).

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z. B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung) besteht.

• Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens).

• Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder finden Sie unter www.datenschutz.de/projektpartner/.

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen (§§ 32c bis 32f der Abgabenordnung). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.

Elektronische Post (E-Mail)

Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronischer Post (E-Mail) an uns senden
können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können
in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-
Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher
nicht gewährleistet.
Wir setzen - wie viele E-Mail-Anbieter - Filter gegen unerwünschte Werbung („SPAM-Filter“)
ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als
unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme
(„Viren“) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht

9. Wo bekommen Sie weitergehende Informationen?

Weitergehende Informationen können Sie dem
• BMF-Schreiben zum Datenschutz im Steuerverwaltungsverfahren vom 12. Januar 2018 (siehe Bundessteuerblatt 2018 Teil I S. 183, und auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen (http://www.bundesfinanzministerium.de unter der Rubrik Themen - Steuern - Steuerverwaltung & Steuerrecht - Abgabenordnung - BMF-Schreiben / Allgemeines) sowie
• der Broschüre „Steuern von A bis Z“ (http://www.bundesfinanzministerium.de unter der Rubrik Themen - Service - Publikationen - Broschüren)
entnehmen.